엑셀·구글 시트 수식 AI에게 맡기는 법, 표 구조 알려 주는 질문 틀
AI에게 “지역별 합계 내는 수식 알려 줘”라고만 물었더니 A1:A10 같은 가짜 범위가 들어간 수식이 돌아와서, 내 표에 맞게 고치다 보니 처음부터 직접 찾는 것과 별 차이가 없었다면 질문을 못해서도 엑셀을 몰라서도 아닙니다. AI는 내 표를 볼 수 없어서 없는 범위를 짐작으로 채웠을 뿐입니다. 그래서 표 구조와 열 이름, 원하는 결과 한 줄을 먼저 알려 주면 그대로 붙여 넣을 수 있는 수식이 나올 가능성이 커지고, 오늘 내 표에 넣어 볼 수식 하나를 손에 쥘 수 있습니다.
내 표를 AI가 볼 수 있게 설명하기
수식을 잘 받는 질문에는 네 가지가 들어 있습니다. 어떤 프로그램인지, 열마다 무엇이 들었는지, 결과를 어느 칸에 넣을지, 그리고 손으로 계산한 정답 예시 하나입니다. 프로그램을 밝히는 이유는 같은 엑셀이라도 버전에 따라 쓸 수 있는 함수가 달라서인데, 예를 들어 TEXTSPLIT은 Microsoft 365와 엑셀 2024에만 있습니다. 아래는 직접 만든 질문 틀이고, 효과를 따로 재 보지는 않았습니다.
엑셀(Microsoft 365) 수식을 만들어 줘. 표 구조는 이래.
- 시트 이름: 주문
- 1행은 머리글, 데이터는 2행부터 500행까지
- A열: 주문일 / B열: 담당자 / C열: 지역 / D열: 금액(숫자)
원하는 것: G2칸에, F2칸에 적은 지역의 금액 합계
정답 예시: F2가 "서울"이면 2행과 5행의 금액 120000 + 85000 = 205000이 나와야 해
수식만 먼저 주고, 그 아래에 각 부분이 무슨 뜻인지 한 줄씩 설명해 줘.표가 복잡하다면 머리글과 데이터 다섯 줄 정도를 복사해 함께 붙여 넣어도 됩니다. 다만 고객 이름이나 연락처가 든 표라면 그 칸은 “고객1, 고객2″처럼 바꿔서 붙이세요. 정답 예시는 생각보다 쓸모가 큽니다. 받은 수식을 넣었을 때 205000이 나오는지만 보면 맞는지 바로 알 수 있기 때문입니다. G2칸에 205000이 보이면 가장 큰 고비를 넘긴 것입니다.
하고 싶은 일로 함수 고르기
함수 이름을 몰라도 괜찮습니다. 하고 싶은 일을 말로 적으면 AI가 함수를 골라 주는데, 자주 나오는 것은 대개 아래 네 가지입니다.
| 하고 싶은 일 | 함수 | 예시 |
|---|---|---|
| 상품 코드로 다른 표의 가격 가져오기 | XLOOKUP | =XLOOKUP(A2, 상품!$A$2:$A$200, 상품!$C$2:$C$200, "없음") |
| 조건 두 개가 맞는 금액만 더하기 | SUMIFS | =SUMIFS(D2:D500, C2:C500, "서울", B2:B500, "김민수") |
| 조건에 맞는 칸 개수 세기 | COUNTIF | =COUNTIF(C2:C500, "서울") |
| “서울,부산”처럼 한 칸에 든 글자 나누기 | TEXTSPLIT(엑셀) / SPLIT(시트) | =TEXTSPLIT(A2, ",") / =SPLIT(A2, ",") |
표만으로는 놓치기 쉬운 차이가 몇 가지 있습니다.
- XLOOKUP은 엑셀 Microsoft 365·2024·2021과 구글 시트에서 쓸 수 있고, 따로 지정하지 않으면 정확히 같은 값만 찾습니다. 못 찾으면
#N/A가 뜨는데, 네 번째 칸에 “없음”처럼 대신 보일 말을 넣을 수 있습니다. 예전 엑셀이라 VLOOKUP을 써야 한다면 찾을 값이 범위의 첫 열에 있어야 하고, 마지막 칸을 비워 두면 근사치로 찾기 때문에FALSE를 꼭 넣어야 합니다. - SUMIFS는 더할 범위가 맨 앞에 옵니다. 조건이 하나인 SUMIF는 더할 범위가 세 번째라서, 둘을 섞어 고치다 보면 순서가 틀리기 쉽습니다. 범위들의 행 수도 모두 같아야 합니다.
- COUNTIF는 대소문자를 구분하지 않고,
*와?를 와일드카드로 씁니다. 칸에 적은 값을 조건으로 쓰려면">="&F1처럼 기호와 칸을&로 이어 붙입니다. - 나누기 함수는 결과가 오른쪽 칸들로 퍼져 나옵니다. 엑셀에서는 그 자리에 무언가 적혀 있으면
#SPILL!이 뜨니 옆 칸을 비워 두세요. 시트의 SPLIT은 구분자의 글자 하나하나를 따로 기준으로 삼는 게 기본이라,", "를 넣으면 쉼표와 공백 각각에서 나뉩니다. 구분자를 통째로 쓰려면 세 번째 칸에FALSE를 넣습니다.
시트 안 AI 기능은 조건부터 확인
채팅 AI에 표를 설명하는 게 번거롭다면 시트 안에 들어 있는 AI를 쓰는 방법도 있습니다. 다만 둘 다 무료 계정으로는 쓸 수 없습니다.
- 구글 시트의 Gemini는 자격이 되는 Google Workspace나 Google AI 요금제가 있어야 합니다. 오른쪽 위 Ask Gemini를 누르거나, 빈 칸에
=를 입력하고 Ctrl+Alt+G(맥은 ⌘+Ctrl+G)를 누르면 수식을 만들어 줍니다. 엑셀 파일은 시트 형식으로 바꾼 뒤에 더 잘 되고, 새로 고침하면 대화 기록이 사라지니 쓸 만한 결과는 바로 시트에 넣어 두세요. - 엑셀의 Copilot은 Microsoft 365 Personal이나 Family에 AI 크레딧 요금제를 더했거나, Microsoft 365 Premium, 또는 조건에 맞는 회사용 Microsoft 365·Copilot 구독이 있어야 합니다. 계산 옵션이 자동일 때만 편집을 해 주고, 영어 외 언어로 묻거나 데이터가 다른 언어면 성능이 떨어질 수 있다고 안내합니다.
두 기능 모두 한국어 화면에서 메뉴 이름이 정확히 어떻게 보이는지는 확인하지 못했습니다. 요금제가 없다면 위 질문 틀을 무료 AI 채팅에 넣는 쪽이 현실적입니다.
수식이 오류 날 때 확인 순서
오류가 떠도 수식을 처음부터 다시 쓸 일은 아닙니다. 영문 오류 이름이 낯설어 보여도 아래 순서대로 한 줄씩 보면 원인이 하나씩 좁혀집니다.
받은 수식이 오류를 내면 AI에게 다시 묻기 전에 아래 순서로 한 번 보세요. 수식 자체는 맞는데 데이터 쪽에서 걸리는 경우도 적지 않습니다.
- 오류 이름부터 봅니다.
#N/A는 찾는 값이 없다는 뜻이고, VLOOKUP의#REF!는 열 번호가 범위보다 크다는 뜻입니다.#NAME?이면 글자 조건에 따옴표가 빠졌는지 먼저 보고, 그다음 내 버전에 그 함수가 있는지 확인합니다. - 숫자와 글자가 섞였는지 봅니다. 한쪽 표의 상품 코드는 숫자 123이고 다른 쪽은 글자 “123”이면 눈에는 같아 보여도 찾지 못합니다. 두 열의 셀 서식을 같은 형식으로 맞춰 주세요.
- 앞뒤 공백을 봅니다. 다른 곳에서 복사해 온 데이터는 끝에 공백이 붙어 있는 경우가 있는데,
TRIM으로 지울 수 있습니다. - 범위를 봅니다. 아래로 수식을 복사했더니 범위가 같이 밀려 내려갔다면
$A$2:$A$200처럼$로 고정해야 합니다.
그래도 안 풀리면 수식, 뜬 오류, 데이터 세 줄을 함께 붙여 “왜 이 오류가 나는지 원인 후보를 확인 순서대로 알려 줘”라고 물어보세요. 그리고 IFERROR로 오류를 “0”이나 빈칸으로 바꾸는 건 원인을 찾은 다음에 하는 편이 좋습니다. 오류를 가리기만 하면 합계가 조용히 틀린 채로 남을 수 있습니다.
수식 넣기 전 체크리스트
처음 받은 수식이 한 번에 맞지 않아도 괜찮습니다. AI가 엉뚱한 범위를 넣는 건 내 표를 볼 수 없어서입니다. 열 이름과 범위, 정답 한 줄을 알려 주면 받은 수식이 맞는지도 바로 확인할 수 있습니다. 오늘 수식이 필요한 표가 있다면 머리글 한 줄과 정답 예시 하나부터 적어 보세요. 그 두 줄이 질문의 절반이고, 적고 나면 수식이 어렵다는 막막함이 내 표를 설명하는 일로 바뀝니다.
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